Dematerializzazione
Ora tutto sta per cambiare: dimentichiamoci la carta!
Quanto costa gestire spazi destinati all’archivio?
Quanto tempo impiegate per la ricerca dei documenti?
Quanto spesso vi capita di non trovare quello che cercate?
Sarebbe importante poter disporre di un soluzione che vi permetta di disporre sempre e immediatamente delle informazioni necessarie per svolgere l vostra attività?
Il vantaggio competitivo passa attraverso la disponibilità delle informazioni/documenti aziendali in tempo reale e in qualunque luogo vi troviate.
Con dematerializzazione si intende il processo di trasformazione di un'immagine o di un documento in un formato digitale, e la successiva archiviazione e gestione dei documenti stessi e dei processi che ne derivano. Dematerializzare significa, per le ogni tipologia di azienda, risparmiare risorse che altrimenti sarebbero destinate ad attività improduttive e, per l'amministrazione finanziaria pubblica, velocizzare ed automatizzare i controlli sulla documentazione amministrativa, aumentandone così l'efficienza. Ogni anno le aziende producono un volume impressionante di documenti cartacei (moduli, contratti, fatture, ricevute, estratti conto…) che bisogna conservare per almeno 10 anni. La migrazione di un archivio cartaceo su supporto informatico è una decisione strategica per l’azienda. In fase di analisi e di definizione del progetto vengono esaminati i documenti che per tipologia, frequenza di consultazione e formato si prestano effettivamente ad una gestione informatica.
Le recenti disposizioni normative permettono di abbandonare definitivamente la carta, anche ai fini contabili e fiscali (Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica).
La maggior parte delle volte i documenti necessitano di essere immessi digitalmente e archiviati attraverso sistemi gestionali o di WORKFLOW per essere trattati e gestiti internamente ed esternamente.
La gestione dell’archivio, il tempo per le ricerche e lo spazio occupato rappresentano un costo aziendale importante.
I vantaggi:
- Reperimento istantaneo delle informazioni.
- Azzeramento costi gestione.
- Accessi controllati e simultanei ai documenti (da PC, Tablet o Smartphone) e tracciatura accessi.
- Azzeramento responsabilità civili e penali per custodia archivi eventualmente non a norma.
- Riduzione di costi e consumi di carta, archiviazione ed energia.
- Recupero spazi aziendali.
- Eliminazione rischi relativi alla sicurezza (Es. incendio…) e problemi legati alla privacy di certi documenti.
- Catalogazione e archiviazione dei documenti personalizzabile.
- Affidabilità, integrità e longevità dei documenti e delle informazioni.
Completano il servizio: