La gestione documentale in un’azienda assume una rilevanza strategica, nella misura in cui tiene traccia degli eventi, anche quelli che riguardano le comunicazioni da e per l’esterno.
In quest’ottica, le aziende si dotano di strumenti in grado di protocollare il flusso di documenti che entrano ed escono dalla realtà aziendale, al fine di reperire poi velocemente le informazioni quando occorre (protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita).
La soluzione proposta da Blue Eye Solutions, basata sul modulo di Gestione della Posta Elettronica Certificata BE.iPEC® e sulla registrazione e smistamento dei Protocolli Informatici
BE.iProt®, è dotata di una semplice ed intuitiva interfaccia utente che consente di svolgere le seguenti attività:
- Accesso al programma multiutente e protetto da password: è possibile utilizzare il programma in condivisione anche da più postazioni diverse all'interno della stessa rete LAN, inoltre per ogni singolo utente è possibile tracciare le operazioni ed impostare una limitazione alle attività eseguibili.
- Gestione protocollo corrispondenza e documenti. Per ogni documento viene automaticamente generato un numero di protocollo progressivo ed è possibile memorizzare le seguenti informazioni:
1. Tipo di corrispondenza (Fax, E-mail, Posta semplice, Raccomandata A/R, ecc...).
2. Data Protocollo.
3. Tipo di documento.
4. Entrata/uscita per poter protocollare sia la corrispondenza in entrata che quella in uscita.
5. Oggetto.
6. Mittente/Destinatario.
7. Eventuali note.
8. File associati: è possibile per ogni documento associare un numero infinito di file (utile nel caso di e-mail o documenti in formato digitale). E' altresì possibile associare la scansione di un documento cartaceo per poterlo poi facilmente ritrovare, visualizzare ed eventualmente ristampare.
- Anagrafica mittenti/destinatari: oltre ai dati anagrafici è possibile inserire anche informazioni aggiuntive come telefoni, fax, e-mail e note. Grazie a questa funzionalità il programma diventa anche una semplice, ma efficace gestione delle anagrafiche dei contatti.
- Gestione Pratiche: per ogni pratica è possibile associare uno o più documenti protocollati, altri file allegati, non necessariamente protocollati e tenere traccia di una serie di informazioni testuali con data, ora e utente che le ha inserite.
E’ possibile richiedere personalizzazioni del software studiate e realizzate ad hoc in base alle Vostre esigenze.
IMPOSTATO INVISIBILE, MOMENTANEAMENTE, NEL CASO SERVA UN RIPRISTINO A QUESTA VERSIONE. ELIMINARE DAL PANNELLO A FIANCO IL CSS PER RIPRISTINARE
La gestione documentale in un’azienda assume una rilevanza strategica, nella misura in cui tiene traccia degli eventi, anche quelli che riguardano le comunicazioni da e per l’esterno.
In quest’ottica, le aziende si dotano di strumenti in grado di protocollare il flusso di documenti che entrano ed escono dalla realtà aziendale, al fine di reperire poi velocemente le informazioni quando occorre (protocollo della corrispondenza in entrata e in uscita).
La soluzione proposta da Blue Eye Solutions è dotato di una semplice ed intuitiva interfaccia utente che consente di svolgere le seguenti attività:
- Accesso al programma multiutente e protetto da password: è possibile utilizzare il programma in condivisione anche da più postazioni diverse all'interno della stessa rete LAN, inoltre per ogni singolo utente è possibile tracciare le operazioni ed impostare una limitazione alle attività eseguibili.
- Gestione protocollo corrispondenza e documenti. Per ogni documento viene automaticamente generato un numero di protocollo progressivo ed è possibile memorizzare le seguenti informazioni:
- Tipo di corrispondenza (Fax, E-mail, Posta semplice, Raccomandata A/R, ecc...).
- Data Protocollo.
- Tipo di documento.
- Entrata/uscita per poter protocollare sia la corrispondenza in entrata che quella in uscita.
- Oggetto.
- Mittente/Destinatario.
- Eventuali note.
- File associati: è possibile per ogni documento associare un numero infinito di file (utile nel caso di e-mail o documenti in formato digitale). E' altresì possibile associare la scansione di un documento cartaceo per poterlo poi facilmente ritrovare, visualizzare ed eventualmente ristampare.
Anagrafica mittenti/destinatari: oltre ai dati anagrafici è possibile inserire anche informazioni aggiuntive come telefoni, fax, e-mail e note. Grazie a questa funzionalità il programma diventa anche una semplice, ma efficace gestione delle anagrafiche dei contatti.
Gestione Pratiche: per ogni pratica è possibile associare uno o più documenti protocollati, altri file allegati, non necessariamente protocollati e tenere traccia di una serie di informazioni testuali con data, ora e utente che le ha inserite.
E’ possibile richiedere personalizzazioni del software studiate e realizzate ad hoc in base alle Vostre esigenze.