L'archivio storico è una struttura permanente che raccoglie, inventaria e conserva documenti originali di interesse storico e ne assicura la consultazione per finalità di studio e di ricerca.
Funzioni principali :
- Conservazione, tutela e valorizzazione dei documenti.
- Redazione di inventari, repertori, indici o guide.
- Promozione utilizzo dei beni conservati.
Lo studio delle metodologie d’archiviazione è detto archivistica.
Molto spesso gli archivi, sia pubblici che privati, versano in pessime condizioni di conservazione:
- Documenti non necessari.
- Sovraffollamento dei locali.
- Differenti modalità di archiviazione utilizzate nel tempo (no standard).
- Condizioni strutturali dei locali...
- No interoperabilità e fruibilità.
- No sedimentazione.
Tali condizioni mal adempiono alla custodia dei documenti rilevanti e di importante valore storico-culturale.
Per superare queste problematiche sono stati costituite guide concrete alla realizzazione, esecuzione e alla gestione dei progetti di digitalizzazione. A tale scopo vengono utilizzati software di descrizione e inventariazione studiati appositamente.
Software di descrizione e inventariazione è finalizzato a supportare:
- Caratteristiche: generalità archivi, flessibilità, adeguamento a diverse tipologie di archivio, rispetto degli standard, scambio dati con altri applicativi.
- Descrizione della documentazione.
- Supporto per gli Archivisti.
- Riordino, sedimentazione archivi e interoperabilità.