Perché è fonte di benefici, come va affrontata, in che modo può portare valore, perché è corretto, utile e doveroso considerarla parte di un progetto per digitalizzare le relazioni B2b.
di Paolo A. Catti, Associate Partner P4I
Non basta più sapere che il formato elettronico fa risparmiare tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura. Bisogna ormai chiedersi anche come impatta la novità sul ciclo attivo e su quello passivo. E quali strategie bisogna adottare, anche verso i propri clienti, per trarre il massimo vantaggio da questa rivoluzione che ormai si sta affermando in Italia.
Questo vademecum sulla fattura elettronica, che terremo sempre aggiornato, aiuterà tutti gli interessati ad affrontare un futuro che appare sempre più ormai con il volto del presente, inevitabile trasformazione.
Che cos’è la Fatturazione Elettronica?
Con “Fatturazione elettronica” si identifica il processo digitale che genera e gestisce le Fatture nel corso dell’intero ciclo di vita che le caratterizza: dalla generazione, all’emissione/ricezione, fino alla conservazione, a norma, per 10 anni. Al centro di questo processo, quindi, ci sono le Fatture Elettroniche. Per entrare più nel dettaglio, è opportuno distinguere tra le Fatture emesse verso una PA e quelle emesse verso un’impresa.
Le Fatture emesse verso la PA, nel nostro Paese (dal 31 marzo 2015) sono tutte esclusivamente Fatture Elettroniche. Non sono semplici file allegati a una email – come chi ha provato a produrle ha immediatamente compreso – ma si tratta di Fatture in formato elettronico, strutturate secondo un linguaggio standard (definito dalla PA stessa: l’XML “Tracciato Fattura PA”), firmate digitalmente da chi le ha fatte e obbligatoriamente da conservare a fini fiscali solo in digitale.
Le Fatture emesse da un’impresa verso un’altra impresa (le cosiddette Fatture B2b) possono essere elettroniche oppure cartacee. Le Fatture B2b Elettroniche possono essere di tre tipi:
- Ci sono quelle analoghe alle Fatture emesse verso la PA (firmate, in formato strutturato e conservate a norma).
- Ci sono quelle inviate via EDI (non necessariamente firmate, ma in formato strutturato e conservate a norma).
- E infine ci sono quelle semplicemente “non cartacee” (non necessariamente firmate né su formato strutturato).
Questi tre tipologie di Fatture Elettroniche derivano dalla definizione nel nostro quadro legislativo di Fatturazione Elettronica, che può essere: un file firmato digitalmente, oppure tracciato record inviato via EDI oppure qualsiasi altro tipo di fattura digitale che il destinatario, in base ai processi di business che ha sviluppato, riconosce, paga e porta in conservazione (tratta, cioè, come se fosse una Fattura).
In definitiva, si potrebbe dire che nel B2b fare Fatturazione Elettronica è più semplice che farlo verso la PA. Tuttavia, sarebbe corretto solo in parte: in quanto, per conseguire realmente i benefici della Fatturazione Elettronica (per chi la emette ma ancor più per chi la riceve), è necessario che le Fatture Elettroniche siano in formato elaborabile dai sistemi informativi (senza necessità di trascrizione manuale dei dati a sistema, il cosiddetto “data entry”) . Per questo concludiamo che la forma più efficace di Fatturazione Elettronica è quella di un processo digitale per la generazione, l’emissione, la ricezione, la gestione e la conservazione delle Fatture in formato elettronico elaborabile dai sistemi informativi.
Quali sono i benefici della Fatturazione Elettronica?
I benefici della Fatturazione elettronica – tra imprese e verso la PA – e, più in generale, quelli della Digitalizzazione di tutti i processi di relazione con clienti e/o fornitori, emergono evidenti dalle ricerche dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano.
Il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla Fatturazione elettronica, per organizzazioni che producono/ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 Fatture/anno, si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura. Questo beneficio deriva in larga parte da risparmi legati alla riduzione dell’impiego di manodopera per (i) attività di stampa e imbustamento; (ii) gestione della relazione con il cliente (tempi dedicati a capire se la Fattura è effettivamente arrivata, se è stata presa in carico, se e quando verrà pagata ecc.) e (iii) gestione della conservazione, che introduce risparmi legati all’eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo.
Traslando questa stima anche su chi gestisce un numero inferiore di Fatture/anno, guardando alle componenti fondamentali legate al “fare la Fattura” – Composizione, Stampa e Consegna della Fattura al cliente, senza guardare alla Conservazione – è possibile identificare tre diversi scenari di gestione della “Fatturazione Attiva”. Per ciascuno di questi scenari, il costo tradizionale per la produzione di una Fattura si aggira in questi range:
- Fattura spedita a mezzo posta – tra 2,9 e 3,7 €/Fattura.
- Fattura consegna a mano – tra 2,6 e 3,5 €/Fattura.
- Fattura inviata tramite posta elettronica (email o PEC) – tra 1,8 e 2,4 €/Fattura.
Fare Fatturazione elettronica comporta un sostanziale ripensamento delle logiche di gestione della fase di Fatturazione Attiva. Sempre con riferimento alle sole attività legate al “fare la Fattura”, ai tre scenari precedentemente presi in considerazione ne possono subentrare altri 3, il cui costo diretto per il fornitore è rispettivamente pari a:
- Upload di un documento (o pacchetto di documenti) su Web da cui si genera XML Fattura PA – tra 0,9 e 1,2 €/Fattura.
- Data Entry su form Web – tra 1,3 e 1,7 €/Fattura.
- Generazione XML FatturaPA direttamente da gestionale e invio a Sistema di Interscambio tramite PEC – tra 1,4 e 1,8 €/Fattura.
Senza considerare la Conservazione, quindi, la Fatturazione elettronica si dimostra mediamente conveniente rispetto ai modelli di Fatturazione “tradizionali” anche per le realtà più piccole.
Intendiamoci: questi risparmi sono credibili qualora i processi di gestione accompagnino la Fattura elettronica in digitale dal momento della sua emissione fino alla sua conservazione, comprendendo per esempio i workflow autorizzativi e le riconciliazioni automatiche con i dati già presenti a sistema di ordini o bolle entrate merci. Esempi di processi degeneri in parte in digitale e in parte analogici e su carta sono storture che non porteranno mai i benefici descritti e rischiano di rappresentare un costo di gestione persino superiore a quello tradizionale del solo cartaceo.
Qual è il “vero valore” della Fatturazione elettronica?
Il vero valore della Fatturazione elettronica non è quello di poter inviare Fatture senza passare dalla posta cartacea e dal postino, bensì quello di stimolare le imprese a emettere, ricevere e gestire documenti transazionali di business in formato elettronico elaborabile. Il “clamore” sulla Fatturazione elettronica è legato alla forte attenzione che ricade sul documento Fattura, in quanto:
- E' un documento cardine nelle relazioni verso i partner di business.
- Apre la porta al pagamento.
- Ha valore fiscale.
- E' usabile per ottenere finanziamenti.
- Ha importante valore giuridico.
Tuttavia, è altrettanto vero che non di sole Fatture si compone la relazione commerciale con i propri clienti o fornitori: ci sono gli Ordini, le Conferme d’Ordine, gli Avvisi di Spedizione, i Documenti di Trasporto, gli avvisi di ricezione merci, le bolle entrata merci o gli stati avanzamento lavori, ecc.
Ciascuno di questi documenti può essere gestito con le stesse logiche con cui si affronta la Fatturazione elettronica: in formato elaborabile e, ove richiesto, adottando la conservazione digitale a norma. E ancora di più: un approccio corretto alla digitalizzazione dell’intero ciclo Ordine-Pagamento non dovrebbe limitarsi alla sola Fattura ma dovrebbe mirare a ricucire l’intero processo, dalla digitalizzazione degli Ordini fino, in cascata, al Pagamento.
Il vero valore della Fatturazione Elettronica sta quindi nel creare cultura digitale, abituando le imprese del nostro Paese - storicamente lente, poco convinte nella digitalizzazione delle relazioni B2b e nel passato frenate da un quadro normativo innamorato del cartaceo – a gestire documenti in ingresso o in uscita in formato elettronico elaborabile.
Come impatta la Fatturazione Elettronica sul Ciclo attivo di un’impresa o di una PA?
Fare Fatturazione elettronica richiede di impostare alcuni processi interni per assicurarsi di produrre Fatture in formato digitale. In alcuni settori esistono già da anni formati standard efficaci e diffusi(*). Da poco, sono inoltre disponibili nel nostro Paese anche altri formati, decisamente pervasivi e cross settoriali: il Tracciato Fattura_PA per le Fatture da inviare alle PA italiane e il tracciato PEPPOL (basato su UBL, sviluppato da un progetto Europeo), adottato con legge regionale in Emilia Romagna per tutti i documenti del ciclo Ordine-Fatturazione nelle relazioni tra Regione, Enti Sanitari e fornitori.
Come già anticipato, non di sole Fatture si compone il Ciclo dell’Ordine (per esempio, il Documento Di Trasporto – DDT – è normativamente completamente digitalizzabile proprio come lo sono le Fatture…) e le medesime caratteristiche proprie del documento Fattura – elettronico ed elaborabile dai sistemi – possono essere applicate a tutta la documentazione legata a Ordini e Consegne. In questo modo, si può istaurare un “flusso digitale” tra partner di business che alimenta i sistemi interni in modo semiautomatico, velocizzando e semplificando i processi di riconciliazione.
Emerge ovvia una domanda: per tutti i clienti che proprio non vogliono ricevere altro che la carta oppure che continuano a inviare documenti cartacei, è necessario conservare processi di gestioni diversi, in base al canale che preferiscono, analogico piuttosto che digitale? Assolutamente no. L’idea vincente è quella di uniformare un unico processo sul ciclo più efficiente, ovvero quello digitale. E agire, sulla documentazione in ingresso, per ridurre la percentuale della documentazione destrutturata/cartacea e, su quella in uscita, per evitare di stamparla su richiesta dei clienti. Questo obiettivo si consegue usando due leve:
- Informare e convincere i clienti che la norma consente (e incentiva) da tempo l’invio e la gestione dei formati elettronici – e non cartacei.
- Adottare soluzioni di Intelligent Data Capturing (ormai molto performanti) che trasformano semi-automaticamente documenti destrutturati in ingresso in dati strutturati, da incanalare nel flusso digitale.
Come impatta la Fatturazione Elettronica sul Ciclo passivo di un'impresa o di una PA?
Imprese che ricevono Fatture elettroniche in formato elettronico elaborabile possono cogliere l’opportunità di integrare i dati presenti in queste Fatture per alleggerire significativamente il peso delle attività di registrazione a sistema. Al di fuori di alcuni settori, dove la pratica della Fatturazione elettronica via EDI è diffusa da tempo(*), oggi alle imprese interessate a digitalizzare il loro Ciclo Passivo si presenta un’ulteriore occasione: quella – niente affatto complessa – di chiedere ai fornitori di ricevere Fatture elettroniche analoghe a quelle che richiede la PA. Un modo efficace per aggredire una coda lunga di fornitori che finora non si sono dimostrati sensibili alle relazioni digitali. Per sensibilizzare i fornitori a fare questo passaggio, gli si potrebbe proporre “come contropartita” l’invio di Ordini in formato digitale.
Lato Passivo, i benefici raggiungibili sono davvero molteplici: l’importante è cogliere l’avvento della Fatturazione elettronica e, in particolare, dell’obbligo verso la PA come stimolo alla riflessione su che cosa richiedere ai fornitori per affrontare la digitalizzazione di relazioni B2b fino a poco tempo fa ancora troppo impegnative da digitalizzare.
Conviene affrontare ora la Fatturazione elettronica oppure è meglio aspettare?
Tra i diversi modelli con cui “fare Fatturazione elettronica” – e poi aggredire l’intero ciclo dell’Ordine – c’è solo l’imbarazzo della scelta. La domanda corretta da porsi, pertanto, non è: “qual è la soluzione giusta per me?”, ma piuttosto “quale soluzione mi consente di partire prima?” (magari proprio l’XML PA, se l’impresa fattura già al settore pubblico: alcune imprese – per esempio, Enel, Ferservizi, Telecom Italia – si sono già mosse proprio in questa direzione).
Ciò che conta, infatti, è “partire”, non identificare la soluzione perfetta. In primo luogo perché la soluzione perfetta, quasi per definizione, non esiste. In secondo luogo perché una soluzione imperfetta è comunque nettamente migliorativa rispetto a quanto si è soliti fare “con la carta”. Infine, è più importante affrontare il passaggio dalle Fatture analogiche, ancora molto diffuse in Italia, alle Fatture elettroniche in formato elaborabile, sia lato Attivo sia Passivo. Una volta superato questo primo passo, eventuali adattamenti a formati diversi – ma sempre digitali! – sono senza dubbio più gestibili di quanto lo sia affrontare lo stesso percorso partendo dal cartaceo e ricorrendo poi alla Conservazione Digitale, i costi del processo possono decrescere ulteriormente.
Un altro importante spunto è quello di non agire sui singoli documenti (la Fattura, il DDT, gli Ordini…) ma affrontare da subito la problematica dell’intero ciclo Ordine-Pagamento: per digitalizzare la relazione con il maggior numero possibile di clienti e/o fornitori. Solo disponendo di questa prospettiva, infatti, è possibile delineare una roadmap corretta di progetti da mettere a terra, che consente di muoversi inizialmente per piccoli passi e porta poi a far confluire tutti gli sforzi in un approccio innovativo ampio, sistemico e integrato.
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